O processo de funcionamento de um sistema de GT tem como base a estruturação de uma terminologia específica. Existem vários sistemas de GT disponíveis para utilização, apesar de cada um ter seu próprio sistema de funcionamento, as funções básicas se coincidem. Além da estruturação dos termos em um sistema de gerenciamento terminológico, funções como a extração terminológica e reconhecimento automático de termos, como também de buscas são os principais elementos que devem ser observados.
Para BOWKER (2002), um Sistema de Gerenciamento de Terminologia tem como características fundamentais duas funções: o armazenamento e o processo de busca. Discutiremos a seguir, com base nessa autora, essas funções essenciais em um SGT.